Organizzare l'ECM SIFO

Iter procedurale SIFO

(Le istruzioni operative, i regolamenti e i moduli certificati SIFO sono disponibili in area riservata alla sezione Società/Certificazione.)

Qui di seguito sono riportate in modo sintetico le informazioni di base necessarie.

Prima cosa da fare: il responsabile scientifico dell’evento avvisa la segreteria SIFO c inviando il modulo SIFO MD 006 e stabilisce se l’accreditamento avviene tramite MinSal o regione Lombardia.

Per la compilazione dell’MD 006 è necessario avere presente cosa chiedere allo sponsor per definire le modalità di sponsorizzazione di un evento:

1. L’azienda vuole comparire in pratica ECM?
   
   SI → È possibile inserire il logo aziendale con la dicitura “Si ringrazia” e l’azienda sponsor deve inoltrare la pratica all’AIFA (60gg prima della data dell’evento)
   È possibile finanziare l’evento tramite:


• SIFO emette regolare fattura all’azienda per l’importo concordato (sulla base del budget preventivo) 
• L’azienda emette liberalità a SIFO (chiedere iter aziendale) finalizzata all’organizzazione dell’evento
• tramite una Segreteria Organizzativa (vedi punto 2).

NO → Il logo aziendale non può comparire in alcun modo
È possibile finanziare l’evento esclusivamente tramite liberalità a SIFO (senza alcun riferimento all’evento).


2. È stata incaricata una Segreteria Organizzativa (SO)?
   
   SI → È fondamentale sapere se il rapporto economico avviene tra sponsor e SO oppure se tra sponsor e SIFO.
• Tra sponsor e SO (gestione parziale):SIFO fattura alla SO le spese di sua competenza, da definire con la Tesoreria, che corrispondono a tassa ECM ministeriale, spese di segreteria e quote di iscrizione dei partecipanti nel caso vengano coperte dallo sponsor.
• Tra sponsor e SIFO (gestione completa): la gestione avviene come se non ci fosse la SO (vedi punto sotto), con l’unica differenza che la SO fattura le spese di sua competenza a SIFO.

NO → Sulla base della scelta precedente o SIFO fatturerà allo sponsor l’importo definito, oppure riceverà la liberalità. La tesoreria si occuperà di pagare tutte le spese necessarie allo svolgimento dell’evento, dietro ricezione delle relative fatture assegnando l’eventuale “avanzo” economico secondo il regolamento contabile dei corsi.


3. Le quote di iscrizione
   
   A carico dei partecipanti → inserire nel budget, nelle entrate, il totale delle quote (al netto di IVA). La segreteria calcolerà, sulla base del budget preventivo, la % di finanziamento da inserire in pratica ECM relativamente a sponsor e iscrizioni. SIFO gestirà le iscrizioni fornendo al Responsabile dell’evento o alla SO incaricata l’elenco definitivo dei partecipanti qualche giorno prima dell’evento.
   
   A carico dell’azienda → inserire nel budget, nelle spese coperte dalla sponsorizzazione, il totale delle quote di iscrizione (al netto di IVA). Le iscrizioni vengono gestite dell’eventuale SO incaricata che fornirà a fine evento l’elenco definitivo dei partecipanti, unitamente ai documenti necessari per il resoconto dell’evento da inviare al Ministero. In caso non venga incaricata alcuna SO la gestione delle iscrizioni rimarrà a carico di Sifo.

A questo punto, il materiale necessario che il responsabile evento deve fornire alla segreteria SIFO per espletare la pratica ECM è:

1. programma scientifico definitivo dell’evento,
2. scheda ECM,
3. abstract generale/obiettivi dell’evento,
4. CV di relatori, responsabili evento e moderatori,
5. autocertificazioni assenza conflitto interesse firmata da relatori, responsabili evento e moderatori,
6. strumento di apprendimento,
7. budget o documento necessario per la valutazione economica complessiva dell’evento e per stabilire le fonti di finanziamento da inserire in pratica ECM. 

È importante che il resp. evento metta in contatto la Tesoreria con l’azienda sponsor prima della validazione dell’evento (60gg prima della data del corso).